法人向け

2024/2/29

オフィスの整理整頓が効率アップに？メリットや手順を紹介

散らかったオフィスを目の当たりにして「どうにかしなければ」と思ったことはありませんか。実はオフィスの整理整頓はメリットが多く、逆に散らかったままの場合は何かしらの損失が出ているかもしれません。

こちらの記事ではオフィスを整理整頓するメリットや実際に片付ける方法を紹介しています。ぜひ最後まで目を通して理想的な職場環境を目指してみてください。

オフィスを整理整頓するメリットとは

まずはオフィスを整理整頓するメリットを紹介します。オフィスの整理整頓を心がけるだけで業績アップの可能性もあるため、ぜひチェックしておきましょう。

オフィスが整理整頓されていると、従業員の集中力や作業効率がアップします。

なぜなら、人間の脳は視覚から入る情報を無意識に処理しようとするため、デスクを始めオフィスが散らかっていると余計な情報によって注意力が低下してしまうからです。

デスク周りはもちろん、集中力を妨げるようなものはできるだけ視界に入らないよう、整理整頓を心がけましょう。

オフィスが整理整頓されていないと、業務で使う書類や備品が埋もれてしまい、それらを探すために時間を費やしてしまいます。

たった数分のロスだったとしても月間や年間で考えたら、かなりの時間を費やしていることになり、それは企業にとって大きなロスです。整理整頓を徹底することで時間を節約し、できる限り業務を遂行する時間を増やしましょう。

オフィスが散らかっていると、大事な情報が乱雑に管理されている恐れがあります。最悪の場合、機密情報や個人情報が紛失してしまうこともあるでしょう。

そうなれば会社は社会的信用を失い、取引相手から損害賠償を請求されることもあるはずです。そんな事態を防ぐためにもオフィスは整理整頓を行い、適切な管理を心がけなければなりません。

散らかったオフィスを整理整頓したいと思っても「どこから手を付けるべきなの？」と迷ってしまうこともあるでしょう。次は片付けの方法をご紹介していますので、ぜひ参考にしてみてください。

最初に片付けたい場所に収納されているものをすべて取り出してください。中身をすべて取り出して並べることで、何がどれだけあるのか把握しましょう。

次に必要なものをピックアップ。判断が難しい場合は「一ヵ月以内に使用したかどうか」「今度利用する予定があるか」といった基準を設けます。

また、判断に時間がかかりそうな場合は保留にしても問題ありません。保留期間を決めて、改めて必要かどうか判断てください。

必要ないと判断した備品や書類は処分します。備品に関しては、まだ使用できるものだとしたら、ごみとして捨てずにリユースも考えてみてください。大量に不用品が発生した場合は、不用品回収業者に依頼して回収してもらうとリユースにつながるため、手段の1つとして視野に入れておきましょう。

また個人情報が記載された資料は、そのまま処分するのではなく、シュレッダーにかけることを忘れないようにしてください。

残った必要なものを収納すれば整理整頓は完了となりますが、注意しなければならない点があります。それは、ただ元の場所に戻すのではなく、業務内容や使用頻度を考慮して収納先を決めることです。

頻繁に使うものであれば、取り出しやすい場所に。月に1度程度に使う程度のものは、同じ使用頻度のものとまとめておきましょう。

整理整頓を終えても、その状態を維持するルールを決めなければ、すぐにオフィスは散らかってしまいます。最後に整理整頓されたオフィスを維持する方法を確認してみましょう。

備品や書類の保管場所は固定してください。定位置が決まっていないと乱雑に片付けてしまい再び散らかる原因となってしまいます。引き出しの仕切り、トレイや書類ボックスがあると整理しやすくなるはずです。

業務中にどこかで整理整頓する時間を作り、習慣化しましょう。その日に使ったものの中で、今後は使わないと判断できるものは処分。次の日はデスクの上に何もない状態で業務を開始できれば理想的です。

紙の書類を保管せず、電子化するだけでも収納スペースに余裕が出ます。また、コロナ禍以降はリモートワークを導入する企業も増えたため、書類は電子化された方がより効率的です。

今後はこれまで以上にネットワーク上のやり取りが増えると考えられるため、ペーパーレス化はさらに意識する必要があるでしょう。

オフィスの整理整頓でたくさんの不用品が出てくるかもしれません。そんな不用品もまだ使えるものだとしたら、ごみにしてしまうのは非常に「もったいない」と言えるでしょう。

そんなときは、もったいない運送をご利用ください。

もったいない運送は軽トラック1台分の不用品回収を送料のみで回収するサービスです。サービスの特徴としては、一般的な不用品回収サービスの費用相場よりもお得に回収できるだけでなく、利用されるたびに4つの社会貢献につながることが挙げられます。4つの社会貢献とは以下の通りです。

オフィスを整理整頓できると同時に社会貢献につながるとしたら、一石二鳥と言えるでしょう。

もし、もったいない運送のご利用を検討でしたら、こちらから回収対象をご確認ください。

他にも年末の大掃除や企業の在庫整理に関してもご相談を受け付けています。詳しい内容は以下から確認いただけますので、ぜひチェックしてみてください。