オフィスを片付けるコツは？整頓して働きやすい環境を作ろう

仕事に集中できる環境とは、しっかりと整理整頓された片付いたオフィスではないでしょうか。しかし、日々の業務に追われてオフィスが片付かないこともありますよね。

散らかりがちなオフィスを常に片付いた状態にするには、ちょっとしたコツが必要です。オフィスを片付けるためのコツをご紹介します。

オフィスを片付ければメリットがたくさん

もしかしたら「業務さえ回るのであれば、オフィスが片付いていなくても問題はない」と考える人もいるかもしれません。しかし、それは大きな間違いです。オフィスを片付けることで、多くのメリットがあるのです。

オフィスでは仕事で使用するモノが数多くあり、そこに私物も混じることがあります。そんな状況を放っておくとモノが入り乱れ、必要なものが必要なときに出てこないことになってしまうでしょう。整理整頓されていれば、必要なモノをすぐに取り出せるため、スムーズに仕事を進められることに間違いありません。

また、オフィスに来客があった場合、片付いていない光景を見せてしまったら、悪い印象を与えてしまいます。しかし、清潔なオフィスであれば信頼につながり、取引がスムーズに成功することも考えられるのです。さらに、散らかっている環境は集中力を失わせてしまいます。なぜなら、散らかった環境は無駄な情報が脳に入ってきてしまい、余計な負担を与えてしまうからです。

片付いたオフィスの方が、快適かつ集中して仕事できるなど、メリットが多いことは自明と言っていいのかもしれません。

なぜオフィスが片付かないのか

早速、オフィスを片付けていきたいところですが、先に散らかってしまう原因を突き止めた方がいいかもしれません。なぜなら、原因がわかっていれば、効率よく片付けるための参考になりますし、再発防止にもつながるからです。

それでは、オフィスが片付いていない原因は、何があるのか考えてみましょう。

書類が整理整頓されていないから

デジタル化が進む昨今ですが、まだまだ紙の書類は多く、意外にも場所を取るものです。重要かもしれない、そのうち見返すかもしれない、と書類をそのままにしてしまう場合は、いつの間にか乱雑に放置されているかもしれません。

書類が積み重なっていたり、整理されていなかったりしたら、いざというときに探す手間がかかりますし、散らかった印象を与えてしまうでしょう。

収納スペースが機能していない

そもそも収納スペースが足りていなければ、モノが片付かないことは当然のことです。しかし、収納スペースがあったとしても、何をどこに入れていいのか、明確なルールがなければスタッフが混乱してしまうばかりです。そのような状態は、能動的に片付ける機会を失ってしまっている恐れがあるでしょう。

私物と共有物が整理されていない

オフィスに共用の冷蔵庫がある場合にありがちですが、中に誰のモノかわからない飲み物や食べ物で溢れている、ということはないでしょうか。

これと同じで書籍や文房具などが、共有物と私物で入り混じっていたら、何を捨てていいのか、どれを収納していいのか、片付けが曖昧になってしまい、いつまでも散らかったままになってしまいます。

多くの人が「誰かがやるだろう」と考えている

多くの人が使うオフィスでは、散らかっていたとしても「そのうち誰かが片付けるだろう」と誰もが考えてしまいがちです。

そうすると、いつまでも散らかった状態が放置され続け、片付けに前向きな人でも少し手を出しにくいような空気を感じ取ってしまいます。何かしらのルールを設けて誰がやるのか明確にする必要があるかもしれません。

コツをつかんでオフィスを片付けよう

オフィスが散らかってしまう原因を把握したら、次はどのように片付けるのか考えてみましょう。オフィスの片付けを進めるためのコツをご紹介します。

何が必要で何が不要か把握する

オフィスに限ったことではありませんが、何が必要で何が不要なのか、しっかりとわけるのは片付けの基本と言えるでしょう。

収納スペースにあるモノも含め、すべてを必要か不要か分けていきましょう。きっと不用品や紛れ込んだ私物などが出てくるはずなので、適切に処分してモノの総量を減らし、収納スペースにも余裕を持たせると片付けやすくなります。

片付けやすいようモノの定位置を決める

何をどこに置くのか、どこに何を収納するのか、それが明確に決まっていないと、なかなか片付きません。書類や文房具などの共有物をどこに収納するのか、しっかりとしたルールを決めましょう。そうすることで、片付けやすくなり、何がどこに行ってしまったのか混乱することも減るはずです。

もし、ルールを決めるのが難しい場合は、そもそも収納が足りていないのかもしれません。そんなときは、棚や本棚を購入するなど新しい収納スペースを用意することも検討しましょう。

片付けや掃除のルールを決める

複数の人が利用するオフィスでは「誰かがやるだろう」という気持ちがあり、誰も片付けない状況に陥ってしまうことがあります。場所別でしっかり掃除当番を決めるなどして、誰も片付けをしないという状況を作らないようにしましょう。

他にも共有物にはラベルを貼る、収納物のリストを作るなど管理を徹底することも大事です。オフィスが片付いていない場合は、ぜひ試してみてください。

その他の細かい片付け

その他にも、細かい片付けや整理を心がけることで、オフィスがさっぱりします。

例えばデスク周りの片付けも、放置されてしまうことがないよう、整理を心がけるようにしましょう。書類も乱雑にならないよう、ファイルやフォルダを色分けし、種類ごとに収納するだけで整理されます。いつまでも書類が残ってしまうことがないよう、保存の期限を決めておくのもいいかもしれません。デジタルスキャンを使って、データ化することも無駄に書類を保存してしまうことを回避するコツと言えるでしょう。